Sponsoren Abiball
Ohne Moos (in der Abikasse) nix los! | Foto: Pixabay.com

Abifeier

18.05.2015

Abiball

Abiball: Organisation & Planung

Tipps für eine gelungene Feier

Der Abiball erfordert viel Planung und Koordination – fangt rechtzeitig mit der Organisation an, damit am Ende alles so klappt, wie ihr es euch vorstellt.

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27. Jan 2017

Marie Menke

Abifeier

Sponsoren gesucht! So finanziert ihr Abiball, Abizeitung & Co.

Der erste Schritt: Ein Finanzkomitee

Ein Abiturjahrgang braucht neben anderen Abikomitees auch ein Finanzgremium. Nehmt euch eine Stufenversammlung lang Zeit, um in Ruhe die Mitglieder zu wählen. Drei bis vier von euch sollten dafür genügen: bei weniger Mitgliedern ist der Arbeitsaufwand zu hoch, bei mehr kommt es schnell zu Missverständnissen. Die Aufgabe des Finanzgremiums ist es, alle Ein- und Ausgaben zu überwachen. Das Finanzkomitee muss dabei mit allen weiteren Gremien, etwa mit dem Abizeitungskomitee, zusammenarbeitet und außerdem wichtige Kontakte zu Sponsoren knüpft.

Woher nehmen, wenn nicht selbst verdienen?

Macht euch darüber Gedanken, wessen Zielgruppe ihr seid: Unternehmen wie Fahrschulen, Nachhilfeinstitute, Banken sowie Unternehmen, die noch Auszubildende suchen, sind oft an Werbung interessiert.

Fragt bei älteren Jahrgängen nach, von wem diese gesponsert wurden. Oder lasst persönliche Kontakte, zum Beispiel durch Eltern, spielen. Traut euch ruhig, eine E-Mail an die Marketingabteilung einer lokalen Firma zu schicken, das bisher noch nicht mitgemischt hat. Stellt euch kurz vor, erklärt, wofür ihr das Geld braucht und welche Werbeflächen ihr zu welchem Preis anbieten könnt.

Das bekommen die Sponsoren für ihr Geld

Bei eurer Abiparty können die Sponsoren zum Beispiel auf euren Flyern und den Eintrittskarten auftauchen oder auch mit einem Banner im Partyraum präsent sein. Beim Abiball baut ihr einen Beamer auf, um das Logo eines Unternehmens an eine weiße Wand zu projektieren, oder hängt auch hier einen Banner eures Sponsors in der Halle auf.

Vor allem die Abizeitung bietet Werbeflächen: Schaut euch frühzeitig nach Sponsoren um, damit möglichst die gesamten Druckkosten übernommen werden. Dafür bietet ihr unterschiedliche Werbeanzeigen an – von einem kleinen Banner unter einem Artikel bis hin zu einer ganzen Seite.

Worauf ist zu achten?

Überlegt euch vorab, wie viel ihr für welche Werbeflächen einnehmen möchtet: Fangt bei niedrigen Angeboten wie 40 Euro für eine kleine Anzeige in der Abizeitung an und geht immer weiter rauf bis beispielsweise 400 Euro für einen Banner, der den ganzen Abend lang während des Abiballs sichtbar aufgehängt wird.

Damit alles mit rechten Dingen zugeht, ist oftmals eine Rechnung nötig: Die meisten Firmen kümmern sich aber selbst um diese, da sie eine einheitliche Vorlage haben. Ansonsten fragt einfach nach, ob ihr ihnen eine Rechnung zukommen lassen sollt.

Und nicht vergessen:

Damit auch die Jahrgänge nach euch noch Unternehmen finden, die sie bei der Finanzierung unterstützen: Schickt euren Sponsoren eine Ausgabe der Abizeitung und ein Foto von eurem Abiball zu!

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