Abiparty: Tipps für die perfekte Feier zum Ende der Schulzeit

Checkliste für die Abiparty:

• .. ein Budget bestimmen 
• ... nach geeigneten Locations suchen, diese vergleichen und dann den passendsten Raum mieten
• ... an Security, einen DJ, Licht, genug Getränke und ausreichend Personal denken!
• ... Versicherungen, GEMA-Gebühren und den Umgang mit Alkohol und Minderjährigen klären
• ... festlegen, wer aus der Stufe für was zuständig ist (Auf- und Abbau, Garderobe, Thekendienst)
• ... Werbung machen (Flyer und Plakate drucken, Facebook-Veranstaltung erstellen

Die richtige Location für eure Abiparty

Die einfachste Möglichkeit, den Schulabschluss gebührend zu feiern, bietet sich in einer Diskothek. Dort entsteht das geringste Risiko, wenn zu wenig Gäste kommen oder irgendetwas passiert. Sicherheitspersonal, Thekenkräfte, Einlasskontrollen und DJs sind schon da und müssen nicht extra organisiert werden. Auch um die Beleuchtung oder die Getränke müsst ihr euch nicht kümmern.

• Wichtig ist, dass ihr mit der Disco gute Konditionen verhandelt, die für beide Parteien gewinnbringend sind. Die Verhandlungen sollten immer mehrere Personen aus der Stufe führen, denn umso geringer ist die Chance, dass ihr auf die Nase fallt.

Zu wie viel Prozent ihr am Gewinn des Abends beteiligt werdet, ist von Ort zu Ort und von Disco zu Disco unterschiedlich. Deshalb müsst ihr im Vorfeld wichtige Fragen klären:

• Verdient ihr an jeder Eintrittskarte oder erst ab einer bestimmten Besucherzahl?
• Könnt ihr mitbestimmen, welche Getränke ausgeschenkt werden?
• Dürfen auch Minderjährige zur Party kommen?
• Könnt ihr eigene Deko mitbringen?
• Müsst ihr für mögliche Schäden aufkommen?
• Wie viele Personen haben Platz in der Disco?

Wenn alle Details besprochen sind, solltet ihr ordentlich Werbung machen. Druckt Flyer und Plakate und macht Mitschüler und andere Schulen auf die Party aufmerksam. Das investierte Geld lohnt sich, denn je mehr Partywütige kommen, umso besser wird die Stimmung sein. Außerdem bedeuten mehr Gäste auch höhere Einnahmen für eure Abikasse.

Einen extra Raum mieten

Egal ob Stadthalle, Mehrzweckraum, Sportlerheim, Scheune oder Reithalle – natürlich könnt ihr für eure Abiparty auch einen extra Raum mieten und alles selbst organisieren. Euer Arbeitsaufwand ist dabei jedoch meistens erheblich höher und ihr tragt auch ein größeres Risiko.

Ihr müsst euch um Musik, Licht, Sicherheitspersonal, Einlasskontrollen und Getränke kümmern. Auch wenn ihr dann natürlich die kompletten Eintrittspreise und das Garderobengeld einheimst, macht ihr am Ende nicht unbedingt mehr Gewinn als bei der Abiparty in einer Disco. Schließlich müssen die ganzen Kosten für Miete, Getränke und Security bezahlt werden.

Am besten setzt ihr euch vorher ein festes Budget. Wenn ihr die Ausgaben nicht die ganze Zeit im Blick habt, seid ihr diejenigen, die am Ende auf den Schulden sitzen bleiben. Denkt auch an notwendige Versicherungen, falls es auf der Party zu irgendwelchen Schäden kommt und an die GEMA-Gebühren. Diese fallen an, wenn ihr öffentlich Musik abspielt.

Wenn ihr eine Location gemietet, Sicherheitskräfte engagiert und alle anfallenden Gebühren bezahlt oder zumindest im Kopf habt, müsst ihr innerhalb der Stufe festlegen, wer sich um was kümmert und welche Dinge noch erledigt werden müssen:

• Wer baut auf und ab?
• Wer steht hinter der Theke?
• Gibt es einen DJ aus der Stufe oder müsst ihr noch jemanden buchen?
• Wer kümmert sich um das Equipment?
• Gibt es eine Garderobe?
• Wie ist der Einlass von Minderjährigen geregelt?

Sucht euch unter Umständen Hilfe bei Eltern, Lehrern oder den Schülern des letzten Abijahrgangs. Die haben die ganze Prozedur schon hinter sich und können euch gute Kontakte zu Vermietern, Sicherheitskräften oder Getränkelieferanten in eurer Stadt vermitteln.

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